สรุป “4 Quadrants of Time Management” เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญที่คุณควรรู้!
[Life Tools🚀] “4 Quadrants of Time Management” เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญที่คุณควรรู้! จากหนังสือในตำนาน “The Seven Habits of Highly Effective People” ของ Stephen R. Covey💯
เชื่อว่าหลายคนน่าจะเคยอ่านหนังสือ Seven Habits เพื่อที่จะพัฒนาตนเองให้เป็นผู้มีประสิทธิผลสูง ซึ่งประกอบด้วยหลักการ 7 ข้อดังนี้
.
1. Be Proactive
2. Begin with the End in Mind
3. Put First Things First
4. Think Win-Win
5. Seek First to Understand then to be Understood
6. Synergize
7. Sharpen the Saw
.
.
ผมขอไม่ลงรายละเอียดในทุกข้อถ้าใครสนใจลองไปศึกษาได้นะครับ วันนี้ผมจะเน้นไปที่ ข้อที่ 3 Put First Things First ในเรื่อง “4 Quadrants of Time Management” ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดลำดับความสำคัญนั้นเอง
.
.
เมื่องานถาโถมเข้ามาอย่างไม่หยุดยั้งเราจะทำยังไงให้งานออกมาดีที่สุดในเวลาที่จำกัดสิ่งที่จะช่วยทุกคนได้ก็คือ “การจัดลำดับความสำคัญ” โดยงานที่เขามาผมขอแบ่งเป็น4 รูปแบบดังนี้ครับ
.
.
🔥Q1: สำคัญ และ เร่งด่วน (Crisis/Emergency)
.
เป็นงานที่เหมือนกับ “การดับเพลิง” เช่น งานที่ใกล้ Deadline ซึ่งต้องทำทันที ต้องรีบเคลียร์ไม่งั้นจะเกิดปัญหาใหญ่ หลายคนอาจบอกว่า Q1 เป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญลำดับแรก แต่จริง ๆ แล้วเราควรจัดการงานต่าง ๆ ก่อนล่วงหน้าเพื่อไม่ให้เกิด Q1 มากเกินไป เพราะการทำงานที่สำคัญ ถ้าเราทำด้วยความเร่งรีบ อาจจะทำให้ลนและทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร
.
.
.
✅Q2: สำคัญ แต่ ไม่เร่งด่วน (Prevention/Planning/Improvement)
.
สำหรับงานส่วนนี้เป็นส่วนที่ “สำคัญที่สุด” ซึ่งหลายคนอาจจะละเลยไป นั้นคือการที่เกี่ยวข้องกับ “การป้องกัน” ปัญหาความเร่งด่วนที่จะเกิดขึ้นในอนาคต หรือเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน การพัฒนาตนเอง เรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ รวมถึงการดูแลตัวเองและคนรอบข้าง
ส่วนตัวขอเชียร์ให้หลาย ๆ คนให้ความสำคัญกับส่วนนี้ให้มากที่สุด เคลียงานต่าง ๆ ล่วงหน้าในขณะที่เรามีเวลามากพอในการทำให้มันออกมาดีที่สุด!
.
.
.
🤦Q3: ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน (Interruption)
.
เป็น “สิ่งที่เข้ามาแทรก” เช่น มีสายโทรเข้ามา มีคนมาขอความช่วยเหลือ ซึ่งก็อาจจะกลายเป็น Q1 หรือ Q4 ก็ได้ หรือการจอง/ซื้อของอะไรบางอย่าง ที่กำลังจะหมดเขต งานส่วนนี้ให้พิจารณาดี ๆ ว่ามันสามารถให้คนอื่นทำแทนได้หรือไม่ ถ้ามีคนที่สามารถทำแทนคุณได้ และทำได้ดีกว่าคุณ ก็ควรจะให้คนอื่นทำแทน เพราะคุณจะได้เอาเวลาไปจัดการกับสิ่งที่สำคัญมากกว่า
.
.
.
❌Q4: ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน (Time Wasters)
.
งานกลุ่มนี้ไม่ควรเสียเวลามากในการทำเพราะมันจะทำให้คุณเสียเวลาโดยไม่ได้มีผลอะไรกับเป้าหมายคุณ ถ้าจะทำก็ให้ทำหลังจากจัดการงานอื่น ๆ เรียบร้อยแล้ว การจัดลำดับความสำคัญที่ดีควรทำให้งานส่วนนี้เหลือน้อยที่สุด Delete มันออกไป! ลองพิจารณาดูครับว่างานอะไรที่อยู่ในส่วนที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนสำหรับคุณบ้าง
หลายคนอาจจะเข้าใจว่าไม่ต้องพักผ่อนเลยหรอ ไม่ใช่นะครับ ผมมองว่าการพักผ่อนเพื่อให้เรามีแรงกำลังทำงานต่อเป็นส่วน Q2 มากกว่า Q4 ซึ่งมีความสำคัญมาก ๆ
.
.
.
📌อาสาสรุป
.
-”อย่าปล่อยให้ทุกอย่างเร่งด่วนแล้วจึงค่อยลงมือทำ” ให้ความสำคัญกับ Q2 มาก ๆ แล้วมันจะช่วยให้คุณควบคุมเวลาของคุณได้ง่ายขึ้น
-ควรใช้เวลาส่วนใหญ่ของคุณในการจัดการงานที่มี “ความสำคัญ” (Q1+Q2)
-โดยงานที่ไม่สำคัญให้พิจารณามอบหมายคนอื่นทำแทน(Q3) หรือไม่ต้องทำมันเลย(Q4)
-Q2 ไม่จำเป็นต้องเกี่ยวกับงานเท่านั้น มันหมายรวมถึงการพักผ่อน การออกกำลังกาย การเรียนรู้พัฒนาทักษะใหม่ ๆ และการให้เวลากับคนที่คุณรัก
.
.
การกระทำทั้งหมดไม่ต้องหักดิบเปลี่ยนแปลงมันทันที ให้ค่อย ๆ ปรับให้มันค่อย ๆ ติดเป็นนิสัย และคุณก็จะมีเวลามากขึ้นโดยที่คุณไม่รู้ตัว
.
“รู้หลักการไป ถ้าไม่ลองทำก็คงไม่เห็นผล”
.
อยากให้ทุกคนหยิบกระดาษแล้วลองแบ่งสิ่งที่คุณจะทำเป็น 4 ส่วนตามด้านบนดูนะครับ หวังว่าบทความนี้จะช่วยทำให้คุณจัดการเวลาของคุณได้ดีขึ้น และมีเวลามาขึ้นเพื่อไปทำสิ่งที่คุณต้องการ
.
by krittamate
.
#4Quadrants #Lifetool
#TheConclusion #อาสาสรุป
— — — — — — — — — — — — —
Facebook : https://www.facebook.com/theconclusion.th
เข้ากลุ่มอาสาสรุป : http://bit.ly/TheConclusionGroup
.
สารบัญ อาสาสรุป : http://bit.ly/SarabunTheConclusion
.
Youtube: https://bit.ly/SubscribeTheConclusion
.
Podcast: https://bit.ly/TheConclusionSpotify
